Przeprowadzka urzędu jest skomplikowanym procesem. Głównie ze względu na liczne procedury i poufność wielu dokumentów przeprowadzka urzędu różni się od przeprowadzki firmy. Dlatego przymierzając się do przeprowadzki urzędu należy dobrze się przygotować.

Osoba odpowiedzialna za przeprowadzkę

Zazwyczaj za koordynację przeprowadzki urzędu odpowiedzialna jest jedna osoba. Jednak urzędy składają się z wielu departamentów i czasem jeden człowiek nie wystarcza do upilnowania wszystkiego. Dlatego warto w każdym departamencie wyznaczyć osobę odpowiedzialną za przeprowadzkę danego działu. Taka współpraca bardzo usprawni cały proces takiego przedsięwzięcia.

Informacja o przeprowadzce

Przeprowadzki urzędów to sytuacje, które nie tylko zaburzają pracę urzędników, ale także osób, które korzystają z usług urzędu. Dlatego należy wcześniej wywiesić w widocznych miejscach informację mówiącą o tym, że w danym terminie planowane jest takie wydarzenie. Informacja ta powinna również znaleźć się na stronie internetowej danego urzędu.

Przygotowania

Przygotowując się do przeprowadzki urzędu należy jeszcze raz przeczytać wszystkie procedury. Przepisy często się zmieniają, a te rzadziej używane zostają zapominane. Dlatego, aby przeprowadzka urzędu przebiegła zgodnie z procedurami warto je sobie przypomnieć.

Do najważniejszych przepisów należą te, które dotyczą transportu dokumentów. Między innym zapisy o tym w jaki sposób należy je przewozić i jakie dodatkowe informacje należy umieścić w umowie z firmą zajmującą się przeprowadzkami.

W czasie przenosin warto co nieco uporządkować i wszystkie zbędne dokumenty wysłać do archiwum.

Transport

Przeprowadzki urzędów to głównie transport dokumentów i mebli biurowych. Papiery zazwyczaj są przechowywane w specjalnych, zamykanych szafkach, przygotowanych specjalnie do transportu. Takie szafki z dokumentami są niezwykle ciężkie. Dlatego pod żadnym pozorem nie wolno ich przenosić samodzielnie. Firmy od przeprowadzek dysponują odpowiednim sprzętem do ich transportu.

Przemieszczając meble warto okleić szuflady i drzwiczki grubą taśmą klejącą. W ten sposób unikniemy uszkodzeń podczas przeprowadzki.