Przeprowadzka instytucji i przeprowadzka firmy to bardzo podobne przedsięwzięcia. Jednakże procedury w instytucjach są zwykle bardziej rygorystyczne. Dlatego planując przeprowadzkę instytucji należałoby kilka rzeczy przeanalizować.

Osoba odpowiedzialna

Na początku warto wyznaczyć jedną osobę nadzorującą całą przeprowadzkę. Ona będzie odpowiedzialna za kontakt z firmą od przeprowadzek i to do niej będą się zwracać osoby z pytaniami. Usprawni to proces przeprowadzki instytucji gdzie liczy się czas.

Procedury

Niektóre instytucje posiadają określone procedury dotyczące przenoszenia dokumentów. Warto sprawdzić czy w danym miejscu takie przepisy rzeczywiście funkcjonują.

Bezpieczeństwo dokumentacji

Przed przeprowadzką instytucji należy wszystko uporządkować, a zbędne papiery wysłać do archiwum. Poufne dokumenty należy przewozić w zamkniętych szafkach.

Przewóz dokumentów

Ze względu na duży ciężar szafek z dokumentami najlepiej ich przewóz powierzyć firmie od przeprowadzek, która posiada specjalne wózki i tym podobne rzeczy potrzebne do transportu.

Warto dodatkowo zabezpieczyć wszystkie ruchome elementy mebli przed przemieszczaniem się.

Najlepiej okleić szuflady i drzwiczki szafek grubą taśmą klejącą. Ewentualnie w razie wątpliwości co do ich zabezpieczenia można się skonsultować z firmą od przeprowadzek.

Rozstaw rzeczy w nowym otoczeniu

Szafki trzeba oznaczyć, do którego departamentu należą, wskazać numer pokoju do jakiego mają trafić oraz nazwisko osoby odpowiedzialnej.

Oznaczenia te mogą usprawnić całą przeprowadzkę, a tym samym zapewnić bezpieczeństwo poufnym dokumentom.

Klauzula o prywatności

W umowie z firmą od przeprowadzek można zastrzec klauzulę o poufności danych. W ten sposób ustrzeżemy się przed wyciekiem informacji.